“Phần mềm logistics” là một khái niệm rất rộng: quản lý kho, quản lý vận tải nội địa, quản lý đội xe, kế toán vận tải. Công ty forwarder và chuyển phát quốc tế có quy trình riêng, nên một phần mềm chung chung thường thiếu đúng những chỗ cần nhất. Dưới đây là những phân hệ nên có.
1. Vận đơn và vòng đời trạng thái
Mỗi lô hàng là một vận đơn (AWB) với người gửi, người nhận, nước đến, dịch vụ, ngày hẹn lấy. Trạng thái phải rõ ràng và thống nhất: mới tạo, chờ lấy hàng, đã cân xong, đã gửi, đã huỷ. Nên có nhật ký ai sửa gì, lúc nào – khi khách khiếu nại, đây là thứ đầu tiên cần tra.
2. Bảng giá theo hãng, zone và từng khách
Cước quốc tế phụ thuộc hãng, dịch vụ, zone của nước đến, loại hàng (tài liệu hay hàng hoá) và khung trọng lượng. Mỗi khách lớn lại có bảng giá riêng. Phần mềm cần nhập được bảng giá của hãng từ Excel và tự tra cước khi tạo bill, thay vì để sales mở bảng tính tra tay.
3. Trọng lượng thực và trọng lượng quy đổi
Hàng nhẹ mà cồng kềnh được tính theo trọng lượng quy đổi từ thể tích. Phần mềm cần lưu cả số khách khai lẫn số kho cân lại, tự tính trọng lượng tính cước. Xem thêm cách tính cước theo trọng lượng quy đổi.
4. Điều phối lấy hàng
Nhiều đơn vị có đội tài xế lấy hàng tại nhà khách. Cần tạo điểm lấy từ vận đơn, gán tài xế theo khu vực và ca, theo dõi xe đã đầy chưa, tài xế chụp ảnh lấy hàng ngay trên điện thoại.
5. Chứng từ
Bill có mã vạch, commercial invoice khai hàng hoá, file đặt hàng theo mẫu của đối tác hoặc hãng. Xuất được từ dữ liệu đã nhập, không gõ lại.
6. Debit note và công nợ
Cuối kỳ gom bill theo khách thành debit note, có VAT, phụ phí xăng dầu, tỷ giá. Sau đó theo dõi đã thu, chưa thu, quá hạn – và có cơ chế cảnh báo, tạm khoá khách nợ lâu. Xem quy trình giao nhận từ lấy hàng đến debit note.
7. Phân quyền theo vai trò
Sales chỉ thấy khách của mình, tài xế chỉ thấy điểm lấy của mình, khách tự đặt bill nhưng không thấy giá vốn. Giá vốn và lợi nhuận chỉ dành cho kế toán và quản lý.
8. Thông báo và trợ lý
Bill mới, điểm lấy hàng mới nên được báo ngay vào nhóm Zalo của bộ phận liên quan. Trợ lý AI giúp quản lý hỏi nhanh “hôm nay còn bao nhiêu bill chưa xử lý”, “khách nào sắp quá hạn nợ” thay vì mở từng báo cáo.
Chọn phần mềm đóng gói hay làm theo quy trình?
Phần mềm đóng gói rẻ hơn lúc đầu nhưng buộc doanh nghiệp đổi cách làm theo phần mềm. Với nghề forwarder, nơi bảng giá, chứng từ và cách tính công nợ khác nhau giữa từng đơn vị, một hệ thống có sẵn nền tảng và điều chỉnh theo quy trình thường hợp lý hơn.
Phần mềm quản lý forwarder của AMLAB
AMLAB xây hệ thống quản lý cho công ty forwarder và chuyển phát quốc tế: vận đơn AWB, tính cước theo hãng và zone, cân kiện tự động, điều phối lấy hàng, debit note và kiểm soát công nợ, báo qua Zalo và trợ lý AI. Xem phần mềm quản lý forwarder hoặc gọi/Zalo 0708 558 773 để được khảo sát và demo.
