Một lô hàng gửi quốc tế đi qua nhiều bộ phận: sales nhận yêu cầu, điều phối cử tài xế, kho cân đo, CS lên bill với hãng, kế toán lập debit note và thu tiền. Mỗi lần chuyển tay là một chỗ thông tin có thể rơi rớt. Đây là quy trình điển hình và những chỗ hay sai.
1. Nhận yêu cầu và tạo vận đơn
Khách gửi yêu cầu qua điện thoại, Zalo hoặc tự đặt trên cổng khách hàng. Vận đơn cần đủ người gửi, người nhận, nước đến, dịch vụ, hàng hoá và ngày hẹn lấy. Hay sai: thông tin nằm trong tin nhắn, mỗi người chép lại một kiểu.
2. Lấy hàng
Điều phối tạo điểm lấy và giao cho tài xế phù hợp khu vực, còn chỗ trên xe. Tài xế chụp ảnh lúc nhận hàng. Hay sai: không biết điểm nào chưa ai nhận, xe đầy mà vẫn bị giao thêm điểm.
3. Cân đo tại kho
Kho cân lại từng kiện, đo kích thước, tính trọng lượng tính cước. Hay sai: ghi tay rồi nhập lại, lệch giữa số khách khai và số cân. Xem cách tính cước theo trọng lượng quy đổi.
4. Lên bill với hãng hoặc đối tác
CS đặt hàng trên hệ thống của hãng hoặc đối tác, lấy mã vận đơn và nhãn về gắn với bill nội bộ. Hay sai: hàng đã gửi nhưng bill nội bộ vẫn ở trạng thái mới tạo, cuối tháng không khớp.
5. Debit note
Cuối kỳ gom các bill đã gửi của từng khách, tính VAT, phụ phí, tỷ giá, xuất debit note. Hay sai: sót bill, tính nhầm tỷ giá, debit note bổ sung không gắn với bản gốc.
6. Thu tiền và công nợ
Theo dõi đã thu, chưa thu, quá hạn. Hay sai: khách nợ quá hạn vẫn tiếp tục gửi hàng vì không ai nhắc kịp.
Phần mềm quản lý giao nhận giúp gì?
- Một vận đơn đi xuyên suốt từ lúc tạo đến lúc lên debit note, không chép lại.
- Mỗi bộ phận thấy đúng việc của mình, có nhật ký ai làm gì.
- Báo ngay vào nhóm Zalo khi có bill mới, điểm lấy mới.
- Tự cảnh báo và tạm khoá khách nợ quá hạn, mở khoá khi đã thanh toán.
- Báo cáo bill đang tắc ở khâu nào để xử lý trong ngày.
Phần mềm quản lý forwarder của AMLAB
AMLAB xây hệ thống quản lý cho công ty forwarder và chuyển phát quốc tế: vận đơn AWB, tính cước theo hãng và zone, cân kiện tự động, điều phối lấy hàng, debit note và kiểm soát công nợ, báo qua Zalo và trợ lý AI. Xem phần mềm quản lý forwarder hoặc gọi/Zalo 0708 558 773 để được khảo sát và demo.
