Khi gửi hàng quốc tế qua các hãng chuyển phát, cước không chỉ tính theo số cân trên bàn cân. Một thùng hàng nhẹ nhưng to chiếm chỗ trên máy bay như một thùng nặng, nên hãng tính theo số lớn hơn giữa trọng lượng thực và trọng lượng quy đổi từ thể tích.
Ba con số cần phân biệt
- Trọng lượng thực (gross weight): số đo trên bàn cân.
- Trọng lượng quy đổi (volumetric / dim weight): tính từ kích thước thùng.
- Trọng lượng tính cước (chargeable weight): số lớn hơn trong hai số trên – đây là số dùng để tra bảng giá.
Công thức trọng lượng quy đổi
Trọng lượng quy đổi (kg) = Dài × Rộng × Cao (cm) ÷ hệ số chia. Hệ số chia phổ biến với chuyển phát nhanh quốc tế là 5000; một số dịch vụ và loại hàng dùng 6000. Hệ số cụ thể do hãng và hợp đồng quy định, nên cần kiểm tra theo từng dịch vụ.
Ví dụ
Thùng 50 × 40 × 40 cm, cân thực 12 kg, hệ số chia 5000:
- Trọng lượng quy đổi = 50 × 40 × 40 ÷ 5000 = 16 kg.
- Trọng lượng tính cước = max(12; 16) = 16 kg.
Lô nhiều kiện nên tính từng kiện rồi cộng lại, sau đó làm tròn theo bước giá của hãng (thường 0,5 kg).
Lỗi hay gặp
- Dùng số khách khai thay vì số cân lại: khách khai thiếu kích thước, cước báo thấp hơn cước hãng thu.
- Nhầm hệ số chia giữa các dịch vụ.
- Quên phụ phí: phụ phí xăng dầu (FSC), phụ phí vùng xa, hàng quá khổ.
- Tra nhầm zone của nước đến khi mỗi hãng chia zone khác nhau.
Tự động hoá bằng phần mềm tính cước vận chuyển
Phần mềm nên lưu hai bộ kiện – số khách khai và số kho cân lại – tự tính trọng lượng quy đổi theo hệ số của từng loại hàng, lấy trọng lượng tính cước và tra bảng giá theo hãng, zone, khách. Khi có trạm cân tự động, số đo và ảnh kiện được gửi thẳng về vận đơn, không cần ghi tay. Đọc thêm phần mềm quản lý logistics cho công ty forwarder cần có gì.
Phần mềm quản lý forwarder của AMLAB
AMLAB xây hệ thống quản lý cho công ty forwarder và chuyển phát quốc tế: vận đơn AWB, tính cước theo hãng và zone, cân kiện tự động, điều phối lấy hàng, debit note và kiểm soát công nợ, báo qua Zalo và trợ lý AI. Xem phần mềm quản lý forwarder hoặc gọi/Zalo 0708 558 773 để được khảo sát và demo.
